Naučiti kako napisati email u današnje vreme je kao da ste naučili da hodate. Takođe veoma je važno znati kada treba da bude formalan a kada ne. U ovom tekstu osvrćemo se formalni i neformalni način pisanja email-a i objašnjavamo razliku.
Formalni email vs neformalni
Obično je formalni email onaj koji šaljemo nekome koga ne poznajemo dovoljno. Takođe formalni je i onaj koji šaljemo na primer profesorima, nadređenim osobama i obratno, potencijalnim klijentima i tako dalje. Ako radimo u okruženju gde se zaposleni formalno obraćaju jedni drugima uvek je pametnije biti fomalan prema svom šefu i kolegama nego delovati neprofesionalno.
Sa druge strane imamo neformalni email koji se šalje osobama koje znamo i sa kojima smo ustanovili da nema potrebe za formalnostima - ako pričamo o poslu. Možemo podrazumevati i da su ovo emailovi koje šaljemo prijateljima i porodici. U ovom slučaju ne moramo da vodimo računa o strukturi i tonu komunikacije. Upravo je struktura ta koja pravi razliku između formalnog i neformalnog načina pisanja. Formalni email ima jasno određenu i definisanu strukturu, uvod, pasus koji ga otvara kao i ceo sadržaj i na kraju zaključak. Takođe jezik i ton koji koristimo je veoma različit i u formalnom emailu ne koristimo slengove, šale ili emotikone. U neformalnom emailu sa druge strane ne moramo toliko da pazimo na gramatiku i celokupnu strukturu i možemo da koristimo skraćenice i slengove.
Kako napisati email
Neformalni emailovi se pišu brzo i često bez mnogo planiranja i razmišljanja, kao što smo ustanovili. Sa druge strane imamo formalni koji zahteva više vremena pa čak i planiranja. Morate obratiti pažnju na svaki element. Elementi su sledeći:
Naslov (subject)
Ovo je prva stvar koju čitalac vidi u svom inboxu. Naslov emaila nam otkriva da li uopšte i želimo da ga otvorimo i zato je veoma važan. Bitno je da naslov bude jasan i precizan, da se iz njega vidi tačno šta možemo da očekujemo kada ga otvorimo. Sa druge strane ako je tekst promotivnog karatkera u tom slučaju u naslovu bi trebalo da istaknemo benefite koje čitalac ima ako otvori ovaj tekst.
Pozdravna poruka
Ovo je druga stvar koju čitalac pročita i ton kojim započnete email je veoma bitan. Upotreba reči kao što su poštovani ili poštovana, uvaženi/a, cenjeni/a uz titulu ili skraćenicu za gospodine ili gospođo su neizosatvni deo pozdrava formalnog emaila. Ako niste sigurni kako se zove osoba kojoj šaljete email, titule i navedene skraćenice su od velikog značaja jer izbegavamo neprijatnost a i dalje ukazujemo poštovanje onome kome pišemo.
Email uvod
Ovaj odeljak treba iskoristiti između ostalog da predstavite sebe. Pored toga naravno u ovom odeljku pravimo uvod u ono o čemu ćemo pisati u email -u. U kratkim crtama, jednostavno i profesionalno pre samog sadržaja objasnite zašto pišete! Predstavljanje je veoma bitno ako email šaljete osobama kojima prvi put pišete.
Sadržaj
Suština email - a i ono zbog čega pišemo. Ovde ćemo izneti sve informacije i opisati zašto pišemo uopšte i koji je razlog i povod. Imajte na umu da ljudi nemaju previše vremena i večina njih će email pročitati “dijagonalno”. Od velikog značaja je da pišete jasno, sažeto i da bude veoma jasno šta želite. Stil pisanja nije od presudnog značaja dokle god su rečenice jasne i kratke. Ovakve rečenice će garantovati da čitalac može kroz tekst da prođe brzo i da vas razume.
Email zaključak
Vrlo često je to kako “zatvorimo” i završimo svoje izlaganje ono što ostavi utisak pored uvoda. U zaključku opet podsećamo ko smo i pozivamo na akciju. Veoma je bitno uvrstiti ovde svoj potpis sa kontakt informacijama i vašom pozicijom.
Pre nego što pošaljemo email obavezno je da proverimo gramatiku i samu strukturu rečenica. Proverite takođe i da li ste uneli ispravne podatke, ime i prezime. Zapamtite da neuredan email ostavlja los utisak. Formalni email nikada nemojte slati sa adresa koje u svom imenu imaju neprikladne rečenice ili vaš nadimak.
Jedan od načina da budete sigurni da ste poslali korektnu i dobru elektronsku poštu je da koristite “kalup” ili na engleskom template. Postoji pregršt već sastavljenih emailova na internetu koje možete prepraviti po sopstvenom nahođenju.
