Ajzenhauer matrica može se definisati kao jedan grafički prikaz u kom su vidljivi određeni zadaci. Ona klasifikuje ove zadatke prema stepenu važnosti i hitnosti. Dakle Ajzenhauer matrica nam pomaže da organizujemo naše zadatke, zaduženja i obaveze prema tome koliko su važne i urgentne. Može nam pomoći čak i da iskristališemo da li neke zadatke uopšte da radimo!
Dvajt Dejvid Ajzenhauer je najpoznatiji po tome što je bio 34-ti predsednik Sjedinjenih Američkih država. Ovaj američki vojskovođa i političar je poznat po svom komandovanju saveničkim snagama u Zapadnoj Evropi za vreme Drugog svetkog rata. Rođen je 14.oktobra 1980 godine u Teksasu i potiče iz porodice nemačkih doseljenika. U svojoj dugoj i uspešnoj vojnoj karijeri donošenje odluka je olakšao time što je kreirao ovu matricu koja je po njemu i dobila ime - Ajzenhauer matrica.
Radi se dakle o grafičkom prikazu na kom vidimo dvoosni kvadrant. Upravo te ose prikazuju stepen važnosti i hitnosti. Ovaj grafički prikaz koji se sastoji iz četiri bloka nam pomaže da razlikujemo stvari koje su važne i koje su hitne i time na pravilan način možemo da odredimo prioritete.
Elementi od kojih se sastoji Ajzenhauer matrica
Kao što smo napomenuli sastoji se od 4 bloka. Ovi blokovi bi najbolje mogli da se definišu na sledeći način
- Zadaci koji su hitni i bitni
- Zadaci koji su bitni ali nisu hitni
- Zadaci koji su hitni ali nisu bitni
- Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni
Objašnjenje ove podele koje se najčešće koristi je najbolje objasnio Stiven Kovi koji kaže sledeće:
Hitne stvari su one koje zahtevaju da odmah krenemo u akciju. To su veoma vidljive stvari koja zahtevaju našu pažnju odmah i imaju često veoma očiglednu posledicu ako se ne urade. Ne mogu se izbeći.
Bitne stvari sa druge strane su one koje mogu da doprinesu ostvarenju naših dugoročnih ciljeva. One obično zahtevaju osmišljene akcije i planiranje. Šta je važno zavisi od toga koji su naši ciljevi i koje su naše vrednosti.
Zadaci koji su hitni i bitni - poslednji dan za uplatu rate kredita, kvar na kolima u toku vožnje
Ako ove zadatke Ajzenhauer matrice ne uradimo posledice su veoma jasne i očigledne. Iz tog razloga zadatke iz ovog kvadranta bi trebalo rešiti odmah, potrebno je da odmah stupimo u akciju. Vrlo često su ovi zadaci prouzrokovani nekim prošlim odlukama, uglavnom lošim izborima, te sada dolazimo u situaciju da oni budu veoma hitni i bitni. Vrlo često nad ovim zadacima nemamo kontrolu i pojavili su se iznenada. Kod ovih zadataka moramo biti veoma pažljivi jer može doći do scenarija gde od količina ovih zadataka ili činjenice da ih stavljamo uvek na prvo mesto može poremetiti obavljanje zadataka iz ostalih kvadranta.
Zadatke iz prvog kvadranta možemo smanjiti tako što ćemo pre svega ustanoviti zbog čega kasnimo i koje su to akcije iz prošlosti koje su dovele do te situacije. Jedna od najvažnijih stvari jeste dobro isplanirano vreme. Ovaj kvadrant možete rasteretiti i time što nećemo prihvatati više projekte koji su prezahtevni ili poslove gde su rokovi veoma kratki.
Zadaci koji su bitni ali nisu hitni - redovan odlazak u teretanu, štednja novca
U ovaj kvadrant uvek svrstavamo stvari koje su nama subjektivno bitne. Uglavnom su to neki dugoročni ciljevi ili želje, vrednosti za koje se zalažemo i borimo. Zadaci iz ovog kvadranta direktno utiču na kvalitet našeg života jer njihovim obavljanjem mi zapravo postižemo svoje ciljeve i radimo stvari koje su nama bitne. Problem kod ovih zadataka je što ne postoji rok i tendencija da ih odlažemo je velika a oni indirektno utiču zapravo na prvi i sve ostale kvadrante tako da bi najviše trebalo da se pozabavimo ovim zadacima.
Količinu obaljenih zadataka iz drugog kvadranta možemo povećati na par načina. Jedan od najbitnijih stvari koje možemo da uradimo je da jasno definišemo svoje ciljeve. Trebalo bi da isplaniramo aktivnosti koje su nam važne unapred i planiramo dalje na osnovu tih aktivnosti. Takođe za određeni vremenski perios odredimo jasno koji zadaci moraju da se izvrše bez obzira na okolnosti u datom momentu.
Zadaci koji su hitni ali nisu bitni - čitanje mejlova, proveravanje notifikacija
Ovde su uglavnom svrstane neke svakodnevne obaveze koje su nam obično dodeljene. Nikako ne utiču na naše dugoročne ciljeve. Ovde mogu da se nađu i zadaci u kojima nismo dobri pa ih iz tog razloga odlažemo ali nam ipak trebaju dugoročno i ne bi bilo pametno da ih izbegnemo. Ove zadatke trećeg kvadranta Ajzenhauer matrice karakteriše jasno određen rok i iako nam nisu bitni ipak moraju biti odrađeni. Međutim s obzirom da nam ih obično dodeli neko drugi veoma je korisno delegirati i odlučiti da li ovaj zadatak može da uradi neko drugi umesto nas.
Kako bismo smanjili zadatke iz ovog kvadranta moramo razmotriti pravljenje spiska stvari koje možemo delegirati na druge i da ih grupišemo po svojim sličnostima. Pravljenje šablona za aktivnosti koje se ponavljaju će nam takođe pomoći da ubrazamo rad.
Zadaci koji nisu ni hitni ni bitni - organizovanje ikonica na ekranu, gledanje programa bez edukativnog sadržaja
Ovi zadaci u četvrtom kvadrantu od kojih se sastoji Ajzenhauer matrica pružaju kratkoročno zadovoljstvo ali nam odvlače pažnju i udaljavaju nas od ciljeva. Većinu ovih zadataka ne bi trebalo ni da radimo. Ovo su aktivnosti koji svakako u životu iapk ne trebamo da izbegnemo jer imaju opuštajući efekat. Poenta je prosto da ovakve zadatke vremenski ograničimo ili jasno odredimo koliko će trajati.
Smanjićemo ih tako što ćemo se povezati sa svojim dugoročnim ciljevima. S obzirom da vrlo lako ovi zadaci prerastu u lošu naviku gde gubimo dosta vremena moramo veoma pažljivo baratati njima. Vreme za rad treba da bude samo vreme za rad a ovakve zadatke obavljati u slobodno vreme.
